Votre signature de mail dans outlook

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Personnalisez votre mail

Lorsque vous envoyez un mail, il est souvent utile de noter, en fin de message, vos coordonnées, ou même pour une entreprise, vos informations utiles et d’y insérer votre logo. Outlook permet de gérer cela assez facilement par le biais des signatures. En effet, toutes les versions d’Outlook possèdent une gestion des signatures de mails.

En général, vous y accédez dans le menu Outils-Option, dans la rubrique courrier. Il est possible de créer plusieurs signatures, pour chacun des comptes dont vous disposez, et même de créer des signatures différentes pour les nouveaux messages et les réponses ou transferts. Je vous conseille au départ de créer votre signature sur Word, surtout si vous voulez accoler un logo à votre adresse, comme l’exemple ci-dessous :

Dans ce cas, j’ai créé un texte brut et inséré le logo, j’ai mis les informations nécessaires, et j’ai procédé à la mise en forme du texte. Il suffit ensuite de faire un copier/coller de ce tableau dans la signature.

En observant l’illustration, vous verrez la première fenêtre : Sélectionner la signature à modifier. En cliquant sur « Nouveau », Outlook vous demande le nom de votre signature (ici j’ai créé sign ou cjc). Entrez un nom simple et validez. Vous pourrez ainsi créer votre signature dans une fenêtre d’éditeur qui vient d’apparaître. C’est dans cette fenêtre que l’on « colle » la signature créée sur Word. Il suffit de cliquer sur « OK » pour valider.

Il faut enfin attribuer la signature à un mail :

Vous choisissez dans la zone en haut à droite le compte à gérer, ici « jclepoutre@outlook.com » et dans les listes déroulantes « Nouveaux messages » et « Réponses/Transferts », vous choisissez la signature à apposer.

Vous pouvez créer différentes signatures, destinées par exemple à des clients, à des amis ou d’autres plus formelles pour le courrier administratif.

Lorsque vous créez un mail avec Outlook, il est possible de choisir une autre signature à insérer que celle qui était définie :

sig2Voyez l’icône « Signature » en haut à gauche. Cliquez dessus et vous pourrez choisir la signature de votre mail. C’est une façon pratique et rapide de personnaliser un email.

Les images et le contenu

Certains peuvent être tentés par faire une image qui représente leur logo et coordonnées. Cette signature ne sera pas visible dans les mails qui sont reçus en format texte. En effet, les messageries permettent de basculer du mode « HTML » (comme une page web : textes et images correctement formatés – au mode texte : pas de formatage et les images arrivent en pièces jointes. Vous ne pouvez pas contrôler ce paramètre, c’est le destinataire du mail qui choisit sa façon de recevoir les mails.

La meilleure solution consiste donc à mixer une illustration – le logo par exemples – à vos coordonnées clairement détaillées. Dans ce cas elles apparaîtront quel que soit le format de mail défini à la réception.

Bien entendu évitez les pavés trop lourds ou trop publicitaires, votre mail partira immédiatement en spam.

 

 

Tags: mail

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